Optar por un proveedor de desarrollo de software a la medida es cada vez más común y representa un mutuo beneficio para ambas partes (cliente y desarrolladores).
Al decantarse por contratar una empresa desarrollodora puede ahorrarte mucho tiempo y dinero, pero a su vez es un proceso que conlleva un gestión impecable por parte del proveedor y un entendimiento mutuo para tener exito.
Por eso hemos identificado algunas estrategias que te podrían ayudar a establecer una relación eficaz entre desarrolladora y cliente.
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La próxima vez que contrates un proveedor de software ten en cuenta estos 5 consejos:
- Proporciona una imagen detalladade tu proyecto
- Designa un gestor de proyectos dedicado
- Comunícate con frecuencia y claridad
- Determina KPIs correctos
- Mantente receptivo y disponible
1. Proporciona una imagen detallada de tu proyecto
Para esto, envía toda la documentación relacionada con tu proyecto a la empresas de software con la que hayas escogido trabajar. Envíalo con anticipación y no dudes en pedir una reunión, por Zoom o Google Meet, para aclarar aspectos importantes.
Si no sabes por donde al momento de presentar los detalles de tu proyecto aquí te dejamos algunos puntos importantes al momento de crear la documentación para mostrarsela a tu proveedor:
- Añade especificaciones técnicas, lógica empresarial y manuales.
- Reduce los detalles al mostrar la descripción de la arquitectura, el código fuente del programa y otros puntos relevantes.
- Incluye directrices para calendarios de pruebas, notas de reuniones e informes precisos.
- Describe con claridad la finalidad del proyecto, las características, el mantenimiento, las funcionalidades y otras características del producto.
- Define plazos razonables y expectativas presupuestarias.
Una vez hayan revisando juntos la información en detalle, te recomendamos usar una hoja de cálculo para añadir la información y que siempre esté compartida para ambas partes. Así podrán consultarla fácilmente a lo largo del proyecto.
2. Designar un gestor de proyectos dedicado
Algo crucial para el éxito de todo proyecto es designar a una persona exclusivamente para ese proyecto. Es decir, que sea la persona encargada de toda la comunicación entre el proveedor y el cliente. Esta persona debe ponerse en contacto con el jefe de equipo de la empresa de software para revisar el plan del proyecto.
Lo ideal es que sea un jefe de equipo, un director de desarrollo de negocio o, en realidad, cualquier persona cualificada para entender los intereses del proyecto.
¿En qué debe fijarse? Asegurate de revisar:
- Secuencias de trabajo.
- Número de empleados.
- Plazos.
- Tecnologías utilizadas.
- Planes de comunicación.
- Antes de iniciar el proyecto, asegúrese de que los planteamientos de ambas partes están alineados.
3. Comunícate con frecuencia con tu proveedor de software
No basta con tener a un gestor de proyectos, también es clave asegurarse que la comunicación con el proveedor de software sea constante y clara.
Las principales herramientas de comunicación que te recomendamos son: Slack, Trello o Jira, pero hay muchas otras.
La elección dependerá de dependerá de tus necesidades y preferencias individuales. Sólo asegúrate de estar siempre disponible para conectarte con tu proveedor, de modo que puedas consultar tus dudas, preocupaciones o peticiones siempre que lo necesites.
Otra área en la que la comunicación frecuente es beneficiosa es en la planificación de sprints. Intente organizar una llamada entre sus equipos al menos una vez cada dos semanas para hablar de los resúmenes y la planificación de los sprints.
Al hacerlo, podrás ver todo lo que ya se ha completado, y podrás ajustar los próximos sprints.
4. Determina KPIs correctos
Los KPI son indicadores clave de rendimiento, que son otro factor clave para el éxito de tu proyecto. En otras palabras, es cómo medirá el éxito de las entregas de su proveedor durante el proyecto como al final del mismo. También le ayudarán a identificar las necesidades de la empresa y a priorizar las tareas para alcanzar su objetivo final.
El secreto está en escoger KPI inteligentes son claros y te permiten estar alineado con tu proveedor. Antes de presentar los KPI a su proveedor, establezca un objetivo claro, plantee sus criterios, recopile los datos necesarios y, a continuación, construya un plan de acción.
Una vez hayas presentado los KPIs al desarrollador el trabajo no termina. Dale seguimiento y actualizalos si es necesario. Asegurate de que todos los implicados en el proyecto conozcan los KPIs, esto ayudará a mantener alineados a todos en el equipo.
5. Mantente receptivo y disponible
Ya hemos abordado la relevancia de las destrezas comunicativas de su proveedor de software. No obstante, para que un compromiso sea genuinamente fructífero, es esencial que comunicación opere perfectamente en ambas direcciones.
Por tu parte, demuestra también una comunicación constante. Esto comprende la revisión periódica de su correo electrónico, sus perfiles en redes sociales y los mensajes instantáneos. Para el funcionamiento exitoso de su proyecto, es igualmente imperativo que tu proveedor esté capacitado para establecer contacto contigo a fin de esclarecer dudas y plantear interrogantes.
Además, cerciórate de mantener a tu proveedor debidamente informado. Si has sostenido discusiones internas en torno a un nuevo requisito, no te limites meramente a notificarle, sino expónle su propósito y los beneficios anticipados. Un componente crítico para el triunfo de las alianzas de externalización radica en la comprensión clara del producto.
No obstante, si percibes que este grado de respuesta continúa no se esta cumpliendo por parte de tu proveedor, dialogue y lleguen a acuerdos claros. Determina la opción óptima para una administración efectiva del tiempo, tal como calendarios en línea o herramientas de programación.
De esta manera, su proveedor estará al menos orientado en cuanto a cuándo podría establecer comunicación en caso de situaciones emergentes entre esas interacciones quincenales.
Dominalas para tener exito la próxima vez que contrates un proveedor de software
En última instancia, no hay duda de los beneficios de contratar un proveedor de software personalizado. Es una práctica que puede garantizar la entrega de su producto a la vez que te permite centrarte en otras responsabilidades de tu empresa.
Sin embargo, para que el proyecto se desarrolle sin problemas es importante conocer estos consejos y aplicarlos, para que tengas una relación eficiente y beneficiosa con tu proveedor. Hacer hincapié en la claridad de la comunicación, los planes y las expectativas son acciones que debes llevar a cabo para tener éxito.
Sea cual sea tu próximo proyecto, si estás pensando en externalizar el software o buscar un proveedor de software personalizado, debes tener en cuenta estos sencillos pero muy importantes pasos.
